남해군 기록연구사
행정기관의 이름 또는 관직의 이름으로 직무상 사용하는 도장을 통틀어 이르는 것이 `관인(官印)`이다. 영어로 `official seal`로 표현되는 관인은 쉽게 생각하면 기관, 관청의 도장이다.
남해군수와 같이 `행정기관의 장` 명의로 발송되거나 교부하는 문서에 사용하는 관인은 더 세부적으로 구분하여 말하면 직인(職印)이다.
남해군청과 같이 `행정기관` 명의로 발송하는 문서에 사용하는 도장은 청인(廳印)이라고 구분한다. 행정기관에는 필요에 따라 보조기관들이 따로 있다.
이를테면 인사위원회, 남해군지편찬위원회와 같은 보조기관들이다. 이러한 보조기관이나 의결기관, 자문기관, 기타 합의제 기관에는 한 사람에게 쏠리는 책임성을 가진 장(長)이 없기 때문에 직인(職印)이라 하지 않고 청인(廳印)이라 구분하는 관인을 찍어 문서를 생산한다. 위임받은 사무를 처리하는 성격이기 때문이다.
남해군기록관에는 `폐기`처리되어 지금은 공식적으로 사용하지 않는 공인이 500점이 넘는다. 폐공인은 보존기간이 `영구`인 행정박물기록물에 속한다. `폐공인 전용 캐비닛`에 칸칸이 보존되고 있으며, 그 인영 대장과 목록 또한 영구기록물로 함께 보존하고 있다.
각 부서에서 사용하는 회계 관련 직인이 있다. 조직이 변경되면서 부서명이 바뀐다거나 신설·폐지되는 경우가 많기 때문에 부서사용 회계 관인은 많을 수밖에 없다. 공무원이나 직원이 직무상 사용하는 도장이므로 사적 용도로 사용하지 않고 `언제, 어떻게, 무슨 용도로, 누가 사용하는지`를 정확하게 기록으로 남긴 후 사용하게 되는 공식 도장이므로 `관인`은 함부로 개인이 만들어서도 안 되며 함부로 훼손하거나 폐기해서도 안 된다.
엄격히 사용하고 엄격히 관리되는 우리군의 관인은 2021년 현재 공식적으로 등록해 사용 중인 것이 365점이다. 전자문서시대이므로 전자이미지 공인, 공인인증기 사용 공인도 철저히 등록 관리하는 관인이자 공인이다.
행정기관의 사무와 관련하여 사용하는 도장이므로 `직인, 청인, 계인`등이 찍히지 않은 문서는 효력을 발휘할 수 없다.
공인은 크기 또한 용도에 따라 법적으로 규격이 정해져 있다. 공인(公印)이 딱 찍혀 있는 문서여야 그야말로 `공문서(公文書)`가 되는 것이다. 각종 인허가는 물론이고 증명서, 확인서 등에는 관인이 찍혀 있다. 일반적으로 사용하는 개인의 도장에 비해 크기와 모양이 다르고, 황동으로 만들어진 공인의 경우는 무게도 상당하기 때문에 찍을 때면 저절로 마음가짐이 달라진다.
"인정 되니 안 되니", "인증 되었느니 아니니" 다툼이 아예 없도록 공인을 찍을 때면 공무원들은 조심조심한다. 인주를 골고루 묻혀서 선명하게 인영이 나타나도록 꼬옥꼭 눌러 찍는다. 공문서의 위력이 심리적인 부분에 분명히 영향을 끼치는 것 같음은 기분 탓만은 아니다.
